Een dag van Michel, onze financiële man
Even voorstellen
Hallo ik ben Michel Hopman, ik werk nu ongeveer twee jaar bij Steenhuis Makelaars. Binnen Steenhuis verwerk ik de financiële stukken voor zowel de makelaardij als voor diverse VvE's en verhuurobjecten. Mijn werkdagen bestaan dan ook voornamelijk uit werken met cijfers, cijfers en ja... cijfers.
Een nieuwe dag
Vandaag is het dinsdag, het is even over acht uur. Na een goed ontbijt en een kop koffie stap ik in de auto en rij ik naar kantoor in Assen. Deze rit duurt ongeveer 15 à 20 minuten. Eventjes goed wakker worden met de radio en lekker meezingen. Vol goede moed kom ik aan in Assen en parkeer mijn auto in de parkeergarage.
Eenmaal aangekomen op kantoor begin ik met het verwerken van mijn mailtjes. Ik zet de ontvangen facturen in de juiste map zodat ik ze straks kan importeren in ons boekhoudprogramma Informant. Nadat ik de facturen heb ingeboekt op de juiste grootboekkaarten, gaan ze door naar mijn collega voor nog een extra controle.
Zorg dragen voor financiën
Naast dat ik facturen inboek, houd ik me ook bezig met het boeken van de bankafschriften. Ik download de dagafschriften van de desbetreffende banken en deze importeer ik in het boekhoudprogramma. Deze taak voer ik iedere dag uit zodat de bestuursleden van de VvE’s iedere dag via ons internetportaal op de hoogte zijn van wat er allemaal gebeurt.
Wanneer ik de bankafschriften heb ingelezen is het tijd om zorg te dragen voor de betalingen. Want het is belangrijk dat facturen op tijd worden betaald. Het betalen gaat via een batch die ik aanmaak in het boekhoudprogramma: dus meerdere facturen tegelijk. Even controleren of het banksaldo toereikend is en vervolgens de betaalbatch inlezen in het internetbankieren. Deze krijgen dan ook weer een tweede controle, waarna alles wordt betaald.
Herinneringen versturen
De bank is ingelezen en ik heb de betalingen gedaan. Nu is het ook belangrijk dat wij de maandelijkse huur en VvE-bijdragen op tijd ontvangen. Om de 14 dagen verstuur ik daarom herinneringen aan mensen die de huidige maand of meerdere maanden nog niet hebben betaald. Het komt ook regelmatig voor dat iemand dan belt met ons kantoor om een betalingsregeling te treffen, dit doe ik dan in overleg met de huurder of eigenaar. Het is vervolgens ook mijn taak om te controleren of deze regeling wordt nagekomen.
Controle
Ter controle bekijk ik aan het eind van de dag nog even een aantal overzichten, zoals balansen of grootboekkaarten. Zo houd ik in de gaten of er nog openstaande debiteuren of crediteuren zijn en of sommige dingen misschien per ongeluk verkeerd geboekt zijn. Daar waar nodig corrigeer ik dat dan.
Ontspanning
Na werktijd is het tijd om te ontspannen. Eerst even een hapje eten en daarna is het tijd voor een film of serie op Netflix. Daarnaast voetbal ik ook nog bij de lokale voetbalvereniging in het dorp.
